Những điều nên tránh khi chuyển văn phòng

Với một công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng cho các doanh nghiệp thì phải lưu ý đến rất nhiều vấn đề để quá trình làm việc hiệu quả cũng như nhận được sự tín nhiệm từ ban lãnh đạo doanh nghiệp đã thuê họ. Dưới đây là những điều đơn vị bạn nên tránh khi chuyển văn phòng đã được Kiến Vàng tổng hợp lại qua nhiều năm hoạt động:

Tránh thủ tục phức tạp

Khi chuyển nhà thì bạn chỉ phải làm việc với mỗi chủ nhà đồng thời cũng là khách hàng chính. Mọi việc trao đổi rất dễ dàng, có vấn đề gì có thể nói chuyện trực tiếp với họ luôn. Tuy nhiên nếu khách hàng là doanh nghiệp thì không đơn giản như thế. Bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều bộ phận, từ trao đổi với bộ phận chuyên trách liên quan thuê dịch vụ chuyển văn phòng cho tới ban lãnh đạo của công ty.

Mỗi sự thay đổi nhỏ cũng khiến cho quá trình làm việc mất rất nhiều thời gian. Vì thế, bạn phải tối ưu mọi thủ tục, giảm bớt những thứ không cần thiết, để tránh lãng phí cho cả bạn và doanh nghiệp.

Tránh gián đoạn hoạt động

Đặc điểm của doanh nghiệp là phải hoạt động thường xuyên, chỉ cần một thời gian ngừng lại là ảnh hưởng rất lớn tới doanh thu, khách hàng và nhiều vấn đề khác của doanh nghiệp. Chuyển văn phòng nếu không nhanh chóng mà mất đến một vài ngày thậm chí là vài tuần thì doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng rất nặng. Và đơn vị bạn cũng bị ảnh hưởng theo, không chỉ là sự hài lòng trong mắt khách hàng giảm đi mà tương lai bạn sẽ mất đi một khách hàng lớn. Vì thế một điều đặt ra là chuyển văn phòng phải nhanh, tiết kiệm thời gian tối đa để doanh nghiệp có thể bắt đầu hoạt động ngay.

Chi phí rõ ràng

Cá nhân hay doanh nghiệp cũng thế, đều yêu cầu sự rõ ràng về mọi khoản chi, kể cả nhỏ nhất. Bạn phải có kế hoạch rõ ràng về mọi thứ sau đó giải thích cho nhân viên chuyên trách ở doanh nghiệp hiểu để họ báo lại với cấp trên. Đồng thời những chi phí nào phát sinh bạn cũng phải đưa ra rõ ràng tránh những rắc rối tương lai.

Tránh nói miệng

Với những đơn vị nhỏ hoặc các cá nhân tự lập dịch vụ chuyển văn phòng thì rất hay thỏa thuận qua lời nói. Doanh nghiệp lớn mà bạn cũng làm như thế chứng tỏ sự thiếu chuyên nghiệp và quan tâm tới khách hàng. Bởi vì nếu có sự cố xảy đến, doanh nghiệp sẽ không có bằng chứng để đòi quyền lợi từ đơn vị bạn. Do đó bạn phải lập một hợp đồng rõ ràng và ràng buộc quyền lợi cũng như trách nhiệm của hai bên cho tới khi chuyển văn phòng hoàn thiện.

Với bản hợp đồng này doanh nghiệp cũng kiểm soát mọi chi phí tài chính và trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong công ty dễ dàng hơn.

Dịch vụ chuyển văn phòng sẽ ngày càng tốt đẹp và chất lượng hơn nếu đơn vị cung cấp sẵn sàng tránh những sai sót trên. Nếu bạn có ý tưởng thành lập đơn vị trong lĩnh vực này thì hãy chú ý những điều trên nhé.